個人情報の漏洩に関するお知らせとお詫び

この度、コザ児童相談所で療育手帳再判定を終えて、保護者に情報提供書（検査結果）等を送付する際に、他のこどもの情報提供書を誤って同封し、個人情報の漏えいが1件ありました 。
対象となられた皆様方には、多大なる御不安や御迷惑をおかけすることとなり、このような事態を招いたことを、心より深くお詫び申し上げます 。

事案の概要

沖縄県コザ児童相談所の職員が、療育手帳再判定業務を終え、保護者にかがみ文、療育手帳及び情報提供書（検査結果）を送付する際に、他のこどもの情報提供書を誤って同封し、そのまま送付したため、情報漏えいが1件生じたもの 。

原因

療育手帳は同じ業務を行う職員とダブルチェックを行い、かがみ文と一緒にそのまま封入したが、情報提供書2通は公印申請後同時に戻ってきた際に、十分確認せずに一人で封入したため 。また、1件ずつ作業するよう口頭で指示していたが徹底されず、複数同時に処理したため 。

本件への対応

漏えいの対象者には誤送付について謝罪し、お詫びさせていただいております 。

再発防止策

今回の事案を重く受け止め、今後同様の事態を発生させないよう、以下の通り再発防止策を徹底してまいります 。

1. 事務用品の改善による誤封入・誤配送の防止
窓付き封筒の導入
送付先住所を書類（情報提供書または送付案内）へ直接印字し、窓付き封筒で送付する運用に変更いたします 。これにより、封筒への宛名書きやラベル貼り付け時の転記ミス、および中身と封筒の不一致を物理的に防ぎます 。

カラークリアファイルの活用
書類の種類や送付区分に応じて色分けしたクリアファイルを使用し、視覚的に内容物を判別しやすくすることで、混入や不足を防止します 。

2. 点検体制の強化と手順の徹底
チェックリストによる内容物確認
「発送前点検チェックリスト」を新たに作成し、同封すべき書類が一式揃っているか、一点ずつ確実な確認を徹底いたします 。

複数職員によるダブルチェックの厳格化
作成した担当者が宛先と内容物を再確認した後、必ず別の職員が再度点検を行います 。

封緘プロセスの管理
担当者以外の職員が最終確認を行った上で封緘（ふうかん）し、起案文書の確認欄に押印することで、組織として最終確認の責任所在を明確化いたします 。