行政不服審査における個人情報の漏えい事案の発生について（お詫びと御報告）

　この度、総務省の「行政不服審査裁決・答申検索データベース」に掲載していた本県の公表用裁決書（PDFファイル）において個人情報の漏えいがありました。

　対象となられた皆様方には、多大なる御不安や御迷惑をおかけすることとなり、このような事態を招いたことを、心より深くお詫び申し上げます。

事案の概要

　平成28年度から令和元年度において、当時の審査庁（子ども生活福祉部青少年・子ども家庭課）の職員が作成した児童扶養手当及び特別児童扶養手当に対する審査請求に係る公表用裁決書を、総務部行政管理課の職員が「行政不服審査裁決・答申検索データベース」に登録しておりました。裁決書本文中にある個人情報については伏せ字によるマスキングを行っていたものの、特別の操作を行うことで39名の姓名等が閲覧できる状態で掲載されており、令和8年1月30日に県外の自治体職員からの指摘により発覚しました。

対応

　事案発覚後、「行政不服審査裁決・答申検索データベース」で公表されている全ての裁決書及び答申書ファイルについて確認を行い、個人情報等が含まれているPDFファイルを特定しました。そして、特定した対象PDFファイルを直ちにデータベースから一旦削除し、個人情報等が記載されていない正しいファイルに差し替えの上、再度掲載しています。

　39名の方々へお詫びと事案発生に関する文書を送付しており、現時点で23名には送付できましたが、送付できなかった16名については、再度連絡方法を検討しているところですが連絡先が不明な方もおり、すべての方に直接お詫びと事実関係の御説明を申し上げることができないため、今回の公表で代えさせていただきます。

原因

　審査庁が裁決書の元データファイル（word等）のファイル名に個人情報等を付していたところ、当該ファイルを公表用にPDF化した際に、当該ファイルに元データのファイル名が自動的に引き継がれ、残ったままとなっていました。そして、作成者（審査庁）及び登録者（行政管理課）は、データが自動的に引き継がれるこの仕組みについての認識がなかったことから、確認が不十分となり、当該情報を削除せずにデータベースに掲載してしまったことが原因と考えております。

再発防止策

　令和2年度以降においては、作成者(審査庁)では、作成する裁決書(word等)のファイル名には個人情報を含めない取扱いにしており、今後も当該対応を継続するとともに、PDF化した際には、ファイルに引き継がれた個人情報がないか確認し、残っていればすべて削除するとともに、登録者においても重ねて確認した上で、「行政不服審査裁決・答申検索データベース」に掲載するよう徹底してまいります。

問い合わせ先（平日9時から17時）

(登録者)

沖縄県総務部行政管理課事務評価班　電話　098-866-2155

(作成者:現在の審査庁)

沖縄県こども未来部女性力・ダイバーシティ推進課ひとり親支援班　電話　098-866-2500