沖縄県文書編集保存規程

昭和49年11月10日
訓令第38号

改正

昭和60年12月24日訓令第38号

平成8年3月31日訓令第18号

  

平成9年3月4日訓令第1号

平成12年3月29日訓令第16号

  

平成13年3月30日訓令第71号

平成13年11月9日訓令第103号

  

平成16年3月26日訓令第7号

平成17年3月31日訓令第15号

  

平成18年8月30日訓令第71号

平成19年3月23日訓令第12号


知事部局
文書編さん保存規程を次のように定める。
沖縄県文書編集保存規程
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 本庁(第3条―第18条)
第3章 出先機関(第19条)
第4章 補則(第20条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書の編集及び保存について必要な事項を定めるものとする。
(文書)
第2条 この訓令で「文書」とは、県に所属する公文書、図書、簿冊、官報、県公報その他の公用文書をいう。
第2章 本庁
(文書の保存及び保管)
第3条 文書の保存は、総務私学課において行い、電子文書(電磁的記録(電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)のうち文書管理システム(電子計算機を利用して、文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書管理に関する事務の処理を行うためのシステムで総務私学課長が管理するものをいう。以下同じ。)による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)は文書管理システムに、紙文書は文書保存管理室に収蔵する。ただし、第6条に規定する第5種に属する紙文書については、各課(以下「所管課」という。)において保管する。
 第14条第3項に規定する保存期間を延長した文書のうち、第6条に規定する第1種に属するものについては、公文書館において保存するものとする。
(文書保存管理主任)
第4条 総務私学課に文書保存管理主任(以下「管理主任」という。)を置き、文書担当の班長又はこれに準ずる者を充てる。
(業務)
第5条 管理主任は、次の業務を行う。
(1) 文書保存管理室の管理運営に関すること。
(2) 保存文書の編集事務の指導に関すること。
(保存期間)
第6条 文書の保存期間は、法令に特別の定めがあるもののほか、次の5種とし、その区分基準は、別表第1に定めるところによる。
第1種 20年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
(保存期間の計算)
第7条 文書の保存期間は、年度により整理するものは処理完結の日の属する年度の翌年度の初日から、暦年により整理するものは処理完結の日の属する年の翌年の初日から起算する。
(文書分類表等)
第8条 所管課の長(以下「所管課長」という。)は、別表第1に掲げる基準に基づき文書分類表を定めなければならない。ただし、共通文書分類表については、総務私学課長が定めるものとする。
 所管課長は、文書分類表を定め、又はその内容を変更しようとするときは、総務私学課長に文書管理システムを用いて申し出るものとする。
(完結文書の編集)
第9条 所管課長は、文書(紙文書に限る。)が完結したときは、次に定めるところにより、編集するものとする。
(1) 完結文書は、文書管理規程(昭和49年沖縄県訓令第37号)第12条の文書年度ごとに編集すること。
(2) 文書の編集は、前条第1項の文書分類表及び共通文書分類表によるものとし、完結年月日の古いものを最上位にして月日の順に、同一事案の文書については、初回の回議文書を最上位に置き、他は往復月日順にその下に編集すること。
(3) 事件が2年以上にわたる文書は、最も新しい文書の日付に属する年に編集すること。
(4) 2以上の類名に関係がある文書は、最も関係の深い類名に編集し、他の類名にその旨を表示すること。
(5) 種別を異にする文書を一緒に編集するときは、長期の種別の文書に編集すること。
(6) 3年以上保存する文書は、索引目次をつけること。
(7) 枚数の関係で3年以上の文書を同じ文書保存箱(第1号様式)に入れる場合は区分紙を入れて年度の区分を明らかにすること。
(8) 枚数の関係で分納する必要のあるときは、文書保存箱に分納したことを表示すること。
 図面、図書その他規格又は厚みの関係で文書保存箱に納めることができないものは、適宜、箱若しくは紙袋に入れ又は結束する等の方法で別に処理することができる。この場合には、管理主任の承認を得るものとする。
 電子文書は、文書管理システム内で編集する。
(文書の引継ぎ)
第10条 所管課長は、前条第1項又は第2項の手続を経た完結文書を、その完結の日の属する年度の翌年度(暦年により整理するものは、処理完結の日の属する年の翌年)の初日から起算して1年間当該課において保管したあと、第6条に規定する第5種に属する文書を除き、総務私学課長に引き継ぐものとする。
 所管課長は、文書の引継ぎに当たって、文書管理システムを用いるものとする。
 所管課長は、第1項の規定にかかわらず、秘密文書その他事務処理上特に必要な文書を、その必要とする期間に限り、別に保管することができる。
 総務私学課長は、第1項及び第2項までの規定によって引継ぎを受けた文書のうち、保存に当を得ないもの又はその内容に不備があるものは、所管課長に対し、その補正を求めることができる。
(所管課保管文書の管理)
第11条 第3条第1項又は第10条第3項の規定により所管課において保管している文書は、所管課の保管庫等において適正に管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(文書保存箱)
第12条 完結文書(紙文書に限る。)の保存は、文書保存箱によって行うものとする。ただし、管理主任が必要と認める場合は、別の方法により保存することができる。
(借覧、閲覧)
第13条 職員は、総務私学課文書保存管理室に保存する文書(以下「保存文書」という。)を借覧又は閲覧しようとするときは、事前に管理主任の承認を受けなければならない。
 借覧期間は、5日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、管理主任の承認を受けて延長することができる。
 管理主任は、借覧期間内にあっても、必要があると認めるときは、借覧文書の返還を求めることができる。
 借覧文書は、転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により、あらかじめ管理主任の承認を受けたときは、この限りでない。
 借覧文書を破損し、又は紛失したときは、直ちに管理主任に届け出てその指示を受けなければならない。
 借覧文書は、抜取り、取換え、追補、訂正等をしてはならない。
(保存文書の廃棄決定等)
第14条 総務私学課長は、保存期間の満了した保存文書及び文書管理システム内で編集している電子文書(以下「保存文書等」という。)について、所管課長と協議の上、廃棄の決定をしなければならない。
 総務私学課長は、前項の規定により廃棄の決定をした文書のうち、別表第2に定めるものについて、公文書館を管理する指定管理者(以下「公文書館指定管理者」という。)に引き渡さなければならない。
 保存期間が満了した文書であって、当該文書に係る事務が継続していることその他特別の事由により引き続き保存する必要がある文書で、所管課長からの協議に基づき総務私学課長がやむを得ないと認めたものは、その保存期間を延長することができる。
 次に掲げる文書は、保存期間又は延長した保存期間が満了する日後においても、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める期間が経過するまでの間は廃棄してはならない。
(1) 現に、監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 沖縄県情報公開条例(平成13年沖縄県条例第37号)第6条第1項に規定する開示請求があったもの 沖縄県情報公開条例第11条第1項又は第2項に規定する開示決定又は不開示決定があった日の翌日から起算して1年間
(所管課保管文書の廃棄決定等)
第15条 所管課長は、保存期間の満了した所管課保管の文書について、廃棄の決定を行い、総務私学課長と協議の上、保管文書引渡書(第2号様式)を添えて、別表第2に定めるものについて、公文書館指定管理者に引き渡さなければならない。ただし、第3条第1項ただし書に規定する保管文書については、この限りでない。
(文書の廃棄)
第16条 前2条の規定により、廃棄の決定を行った文書のうち、公文書館指定管理者への引渡しを要しない文書は、保存文書等にあっては総務私学課長が、所管課保管文書にあっては所管課長がそれぞれ廃棄するものとする。
 文書を廃棄する場合には、焼却、裁断、抹消等他に利用されるおそれのないような方法で処理するものとする。
(保存文書の表記)
第17条 管理主任は、文書保存管理室の書架に収蔵してある保存文書の所在が分かるように、その保存文書の分類、保存期間を表記しておかなければならない。
(冊数等の点検)
第18条 管理主任は、定期的に保存文書の冊数等を点検しなければならない。
第3章 出先機関
(出先機関における取扱い)
第19条 出先機関における文書の保存は、各出先機関において行うものとする。
 保存文書等の編集、管理等については、本庁に準じて処理するものとする。ただし、これにより難いときは、総務私学課長の指示に従うものとする。
第4章 補則
(補則)
第20条 この訓令に定めるもののほか、文書の編集及び保存に必要な事項は、総務私学課長が別に定める。
附 則
この訓令は、昭和49年12月1日から施行する。
附 則(昭和60年12月24日訓令第38号)
 この訓令は、昭和60年12月24日から施行する。
 改正前の文書編さん保存規程に定める第2号様式から第4号様式まで、第7号様式及び第8号様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
 文書管理規程(昭和49年沖縄県訓令第37号)の一部を次のように改正する。
第5条第1項中「、文書編さん保存規程」を「、沖縄県文書編集保存規程」に改め、「文書分類表」の次に「及び共通文書分類表」を加える。
第60条中「編さん」を「編集」に、「、文書編さん保存規程」を「、沖縄県文書編集保存規程」に改める。
附 則(平成8年3月31日訓令第18号)
 この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
 この訓令の施行の際現に公文書館に保管されている保存期間の満了した文書は、改正後の第14条の規定により廃棄の決定をし、公文書館に引き渡されたものとみなす。
附 則(平成9年3月4日訓令第1号)
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附 則(平成12年3月29日訓令第16号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附 則(平成13年3月30日訓令第71号)
 この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
 この訓令の施行の際改正前の沖縄県文書編集保存規程に基づいて印刷された文書保存箱は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。
附 則(平成13年11月9日訓令第103号)
この訓令は、平成14年1月1日から施行する。
附 則(平成16年3月26日訓令第7号)
 この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
 この訓令の施行の日前に収受され、又は収受によらず作成された文書の取扱いについては、第1条の規定による改正後の文書管理規程(以下「改正後の文書管理規程」という。)の規定にかかわらず、なお従前の例による。
 文書管理システムが整備されていない機関における文書の管理及び取扱いについては、文書管理システムが整備されるまでの間は、改正後の文書管理規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。
 文書管理システムが整備されていない機関における文書の編集及び保存については、文書管理システムが整備されるまでの間は、第3条の規定による改正後の沖縄県文書編集保存規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則(平成17年3月31日訓令第15号)
 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
 この訓令の施行の際改正前の文書管理規程に基づいて印刷された用紙等は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。
 この訓令の施行の際改正前の沖縄県文書編集保存規程に基づいて印刷された用紙等は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。
附 則(平成18年8月30日訓令第71号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第3条、第10条第1項及び第4項、第12条、第13条第3項及び第4項並びに第14条第3項及び第4項第1号の改正規定、第16条第1項の改正規定(「公文書館長」を「公文書館指定管理者」に改める部分を除く。)並びに第17条及び第19条第2項の改正規定は、公布の日から施行する。
附 則(平成19年3月23日訓令第12号)
(施行期日)
 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
 この訓令の施行の際地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号。次項において「改正法」という。)附則第3条第1項の規定により出納長がなお従前の例により在職するものとする場合においては、同項に規定する期間中に限り、改正後の別表第1第1項第18号の規定は適用せず、改正前の沖縄県文書編集保存規程別表第1第1項第18号の規定は、なおその効力を有する。
 この訓令の施行前から保存されている出納長の事務引継書及び改正法附則第5条第1項に規定する出納長から会計管理者への事務の引継ぎに係る事務引継書の保存期間については、なお従前の例による。
別表第1(第6条、第8条関係)
保存期間を定める基準
1 第1種(20年保存)
(1) 条例、規則その他の重要な規程等の制定及び改廃に関する文書
(2) 国の行政機関の諸令達及び往復文書で例規となる文書
(3) 県の令達文書で特に重要な文書
(4) 歳入歳出予算及び決算書(財政課所管のもの)
(5) 県議会に関する重要文書(財政課所管のもの)
(6) 職員の進退及び賞罰に関する文書並びに人事記録に関する文書(人事課所管のもの)
(7) 叙位叙勲及び表彰に関する文書(所管する課のもの)
(8) 恩給、退職手当、公務災害補償の裁定等に関する文書
(9) 不服申立て及び訴訟に関する文書
(10) 渉外に関する重要文書
(11) 原簿、台帳、図面、統計書等で特に重要なもの
(12) 官報及び県公報(総務私学課所管のもの)
(13) 県有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係の文書
(14) 市町村の廃置分合及び行政区画の変更に関する文書
(15) 県史編集の参考となる文書、図面等
(16) 権利義務に関する重要な文書
(17) 重要な請願書、陳情書等
(18) 知事及び副知事の事務引継書
(19) 県行政の総合計画及び事業実施に関する重要な文書
(20) 条例、規則等の解釈、運用方針等の重要文書
(21) 通知、申請、届出、報告等の往復文書及び諮問、答申等の重要文書
(22) その他20年保存の必要があると認められる文書
2 第2種(10年保存)
(1) 国の行政機関の諸令達及び往復文書で例規となるもののうち、比較的重要な文書
(2) 県の令達文書で比較的重要な文書
(3) 他地方公共団体、個人団体等との往復文書で重要なもの
(4) 県議会及び渉外に関する比較的重要な文書
(5) 監査に関する文書
(6) 決算を終わつた工事の設計書、工事命令書及び検査復命書
(7) 人事に関する文書で重要なもの
(8) 重要な事業の計画及び実施に関する文書
(9) 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書で重要なもの
(10) 条例、規則等の解釈、運用方針等で比較的重要な文書
(11) 損失補償及び損害賠償に関する文書
(12) 職員の服務に関する文書で重要なもの(人事課所管のもの)
(13) 貸付金及び契約に関する文書で重要なもの
(14) その他10年保存の必要があると認められる文書
3 第3種(5年保存)
(1) 県の令達文書、契約書等で第1種及び第2種に属しない文書
(2) 他地方公共団体並びに所轄官公署又は個人団体等との往復文書で第2種に属しない文書
(3) 予算及び経理に関する文書
(4) 文書台帳及び令達番号簿
(5) 職員の服務に関する文書(人事課所管のもの)
(6) その他5年保存の必要があると認められる文書
4 第4種(3年保存)
(1) 諸報告表、資料等
(2) 出勤簿、休暇簿、欠勤簿、旅行命令簿等
(3) 復命書
(4) 重要な講習会及び会議に関する文書
(5) 職員の給与、旅費、被服貸与、事務引継その他職員の服務に関する文書
(6) その他3年保存の必要があると認められる文書
5 第5種(1年保存)
(1) 一時限りの処理に属する願、届、報告その他供覧文書等
(2) その他1年保存の必要があると認められる文書
別表第2(第14条、第15条関係)
公文書館指定管理者に引き渡す文書に関する基準
公文書館指定管理者に引き渡す文書は、第6条に規定する第1種に属するもののほか、次に掲げるもの以外のものとする。
1 庶務、経理その他の定型的業務を遂行していく過程で作成される文書で、次に掲げるもの
(1) 調定調書、予算執行伺、支出負担行為書、支出調書等歳入歳出に関する文書及び帳簿
(2) 給与及び地方職員共済組合に関する文書
(3) 文書件名簿
(4) 出勤簿、有給休暇簿、職務専念義務免除簿及び欠勤簿
(5) 旅行命令(依頼)簿
(6) 超過勤務命令簿及び特殊勤務命令簿
(7) 各種手当の認定簿
(8) 嘱託員その他非常勤の職員の雇用手続に関する文書
(9) 物品及び切手等の受払簿並びに被服貸与簿
(10) 研修に関する文書
(11) 車両運行日誌、車両修繕簿及び車両燃料記録簿
(12) 扶助費の請求に関する文書
(13) 定期監査調書
(14) 公有財産及び備品に関する台帳及び報告書
(15) その他前各号に準ずる文書
2 行政刊行物を作成する基礎資料となった文書のうち、当該行政刊行物にその内容が反映されている次に掲げるもの
(1) 予算の概算要求書及びその関連資料
(2) 決算書作成の基礎となった資料
(3) 重要施策の報告書その他これに準ずる文書の作成の基礎となった文書及びその関連資料(主管課(沖縄県行政組織規則(昭和49年沖縄県規則第18号)第98条の4の規定により設置された主管課をいう。)が保存していたものを除く。)
第1号様式(第9条関係)
第1号様式(第9条関係)
第2号様式(第15条関係)
第2号様式(第15条関係)